過去の文書を裁判の証拠にすることはよくあります。
しかし、作成方法が悪いため、
・ 証拠として使用できない。
・ 証拠としての価値がない。
というものがあります。
そこで、最低でも、次のことを守ってください。
① 作成日を入れる。
② 作成者の名前を書く（自署または記名・押印）。
③ 内容は「いつ」「どこで」「誰が」「誰に対して」「何をしたか」を詳しく書く（５Ｗ１Ｈ）。
④ Ａ４サイズの用紙（縦）に、左側を３㎝開けて（余白を設けて）記載する。
⑤ ボールペン等消せない筆記具で書く（鉛筆は避ける。）。
事前に報告書等のフォーマット（書式）を作成しておくとよいでしょう。
